Cada vez más empresas en el Perú enfrentan observaciones de SUNAFIL y reclamos laborales por errores en el cálculo de las vacaciones truncas, un beneficio que debe pagarse cuando el trabajador cesa antes de cumplir un año de servicios. Especialistas advierten que, aunque parece un trámite simple, un error mínimo puede derivar en multas y contingencias legales.
Según el especialista Jimmy Quispe, Product Manager del Software de Gestión de Personas de Defontana Perú, empresa líder en soluciones tecnológicas para la gestión empresarial “todo tiempo trabajado genera derecho a descanso vacacional, incluso si el vínculo laboral termina antes del año. Calcular correctamente las vacaciones truncas no solo es una obligación legal, sino una muestra de respeto hacia el trabajador”.
Quispe advierte que, pese a estar regulado por ley, el cálculo de las vacaciones truncas sigue siendo un punto débil en muchas organizaciones. Los errores más frecuentes incluyen:
1. Omisión de conceptos remunerativos: Uno de los fallos más habituales ocurre cuando las empresas calculan las vacaciones truncas únicamente sobre el sueldo básico, sin considerar otros pagos que también forman parte de la remuneración computable, como asignaciones fijas, comisiones, bonos regulares o incentivos permanentes. “El cálculo debe incluir todo ingreso de carácter fijo y continuo, porque la ley reconoce que el trabajador percibe una remuneración integral. Dejar estos conceptos fuera genera pagos incompletos y posibles reclamos laborales”, explica Quispe.
2. Errores en fechas de ingreso o cese: Un día mal registrado en la planilla puede alterar por completo el resultado final. Si la fecha de ingreso o de cese no coincide con la real, el sistema o el cálculo manual puede sumar o restar días que no corresponden, afectando la proporción de vacaciones generadas. Además, los errores en los contratos o adendas también pueden distorsionar los registros, por lo que se recomienda mantener actualizados los archivos de personal y validar la información antes de liquidar.
3. Cálculos manuales sin verificación: Todavía existen empresas, sobre todo medianas o pequeñas, que realizan los cálculos de manera manual o en hojas de excel, sin controles cruzados. Esto aumenta el riesgo de inconsistencias, sobre todo cuando se manejan varios conceptos remunerativos o contratos simultáneos. Una revisión previa o la automatización mediante un software de recursos humanos permite minimizar estos errores y asegurar precisión en cada liquidación.
4. Falta de actualización normativa: Las leyes laborales y los criterios de SUNAFIL se actualizan con frecuencia. Sin embargo, muchas organizaciones no incorporan estos cambios en sus procedimientos internos, lo que provoca pagos incorrectos o fuera de plazo. Por ejemplo, desconocer cómo aplicar los montos variables o los beneficios complementarios puede generar diferencias en el cálculo final. Mantenerse informado y capacitar al equipo de RR.HH. es clave para cumplir correctamente.
5. Ausencia de soporte documental: Otro error común es no conservar documentación que respalde los cálculos, como boletas, planillas, liquidaciones o reportes de asistencia. La falta de evidencia impide demostrar ante SUNAFIL o auditores que el pago se realizó correctamente. Llevar un registro ordenado y digitalizado no solo facilita la fiscalización, sino que también protege a la empresa ante reclamos posteriores de ex trabajadores. “Un pequeño error en planillas puede convertirse en una infracción grave ante SUNAFIL, especialmente si afecta a varios colaboradores. Por eso, es fundamental revisar los procesos y apoyarse en herramientas tecnológicas que garanticen precisión”, advierte Quispe.
¿Cuándo corresponde pagar vacaciones truncas?
El especialista manifiesta que este beneficio aplica cuando el trabajador cesa antes de cumplir un año de servicios, sin importar la causa y que la empresa debe incluirlo en la liquidación en los siguientes casos:
– Renuncia o cese voluntario.
– Despido (justificado o no).
– Término de contrato a plazo fijo.
– Fallecimiento (el pago corresponde a los herederos).
– Cese por mutuo acuerdo, jubilación o invalidez.
Cómo calcularlas correctamente
El cálculo es proporcional al tiempo trabajado. Por cada mes, el colaborador genera 2.5 días de vacaciones. Debe considerarse la remuneración computable, que incluye todos los ingresos fijos y regulares, y el resultado debe consignarse de forma clara en la liquidación de beneficios.
No pagar o hacerlo de forma incorrecta constituye una infracción grave según SUNAFIL. Las multas pueden superar las 20 UIT, dependiendo del tamaño de la empresa y del número de trabajadores afectados. Además de las sanciones, los errores reiterados pueden derivar en demandas judiciales, pérdida de credibilidad institucional y daños a la marca empleadora.
Cada vez más empresas están optando por software de recursos humanos que automatizan los cálculos de beneficios, reducen errores y garantizan el cumplimiento normativo. “Un sistema actualizado evita que los cálculos dependan del factor humano, centraliza la información y genera reportes auditables ante SUNAFIL o auditorías externas”, señala el experto de Defontana.